Agenda Nieuws Gemeenschapscentrum Uitlenen van gemeentelijk materiaal Socio-cultureel verenigingsleven Beleidsplannen Cultuurraad Lokale kunstenaars Cultuurbrochures Weblinks Contact

Statuten cultuurraad Hemiksem-Schelle

Statuten intergemeentelijke cultuurraad
Hemiksem en Schelle
2007-2013


Art. 1 Doel
De cultuurraad heeft als doel overleg en inspraak tot stand te brengen bij de voorbereiding, evaluatie en uitvoering van het (inter)gemeentelijk cultuurbeleid.
De cultuurraad adviseert de Intergemeentelijke Vereniging voor Bibliotheekwerking en Cultuur Schelle – Hemiksem m.b.t. het cultuurbeleid. Het cultuurbeleid omhelst 3 domeinen: de kunsten, het sociaal-cultureel werk en het cultureel erfgoed.
Daarnaast werkt de cultuurraad actief mee aan de uitvoering van het beleid door het opzetten van culturele activiteiten i.s.m. IVEBIC.
De leden van de cultuurraad werken niet in eigen naam maar in naam van de ganse bevolking van Schelle en Hemiksem.

Art. 2 Structuur
De cultuurraad bestaat uit een algemene vergadering en een dagelijks bestuur. De leden van de algemene vergadering zijn opgedeeld in 3 vaste werkgroepen: een werkgroep erfgoed, een werkgroep sociaal-cultureel verenigingsleven en een werkgroep voor advies en organisatie m.b.t. het cultuuraanbod van IVEBIC. Binnen de vaste werkgroepen kan het dagelijks bestuur van de cultuurraad ook tijdelijke werkgroepen in het leven roepen. Deze tijdelijke werkgroepen rapporteren dan aan de vaste werkgroep waartoe zij behoren en aan het dagelijkse bestuur.

Art. 3 Samenstelling algemene vergadering
De algemene vergadering is samengesteld uit:
- Alle culturele verenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van Schelle en Hemiksem;
- Alle culturele verenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van Schelle en Hemiksem;
- Deskundigen inzake cultuur, woonachtig in of afgevaardigde van een culturele werking in Schelle of Hemiksem,
- Geïnteresseerde vrijwilligers, woonachtig in of afgevaardigde van een culturele werking in Schelle of Hemiksem
Deze leden zijn stemgerechtigd.

Politieke mandatarissen (in gemeenteraad én OCMW, in IGS-verband, op provinciaal, Vlaams, federaal of Europees niveau) kunnen geen deel uitmaken van de cultuurraad.
Leden van een politieke partij of politieke jongerenvereniging kunnen niet de politieke partij of politieke jongerenvereniging vertegenwoordigen in de cultuurraad, maar alleen een andere ‘gewone’ cultuurvereniging.
De twee schepenen van cultuur en de cultuurbeleidcoördinator worden als waarnemer (zonder stemrecht) uitgenodigd op de vergaderingen. Daarnaast kan de cultuurraad altijd zelf waarnemers aanduiden.
Voor de algemene vergadering en het dagelijks bestuur van de cultuurraad wordt een secretaris aangesteld.

De verenigingen of instellingen die een afgevaardigde sturen, moeten activiteiten uitoefenen die behoren tot de culturele aangelegenheden vermeld in artikel 1. Dit moeten ze aantonen door het indienen van een werkingsverslag, het indienen van statuten of doelstellingen, de samenstelling van het bestuur mee te delen alsook het aantal leden en het bereikte doelpubliek.

Leden moeten minstens 18 jaar zijn en indien ze door een vereniging of organisatie worden afgevaardigd, actief betrokken zijn bij de werking van die organisatie. Zij mogen niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen.

De algemene vergadering komt minstens 2 maal per jaar in zijn geheel samen, waarvan minstens 1 vergadering open is voor het brede publiek. In dat geval worden datum en agenda bekendgemaakt in het gemeentelijk informatieblad.

Art. 4 Samenstelling dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur bestaat uit minimum 6 en maximum 12 leden.
- Maximum 2/3 van de leden is van hetzelfde geslacht.
- Het dagelijks bestuur kan tot 1/3 van zijn leden (al dan niet tijdelijk) coöpteren. Deze hebben dezelfde rechten en plichten als de andere leden van het dagelijks bestuur.
- Minstens 1/4 van de leden van het dagelijks bestuur is woonachtig in of representant van Hemiksem, minstens ¼ is woonachtig in of representant van een culturele werking in Schelle. Bij de gecoöpteerde leden hoeft hier geen rekening mee gehouden te worden.

Het dagelijks bestuur is de stuwende kracht van de cultuurraad. Voor dringende of actuele aangelegenheden bepaalt ze de houding van de cultuurraad.

De twee schepenen van cultuur en de cultuurbeleidcoördinator worden als waarnemer (zonder stemrecht) uitgenodigd op de vergaderingen. Daarnaast kan de cultuurraad altijd zelf waarnemers aanduiden.

Het dagelijks bestuur komt minimum vier maal per jaar samen. Deze vergaderingen zijn niet openbaar.

Art. 5 Werkgroepen
Elk lid van de algemene vergadering opteert uitdrukkelijk voor één of meerdere werkgroepen.
Elke werkgroep kan beroep doen op externe deskundigen die op de vergadering worden uitgenodigd. Deze externen hebben geen stemrecht.
De werkgroep verenigingsleven bestaat enkel uit vertegenwoordigers van verenigingen en elke vereniging kan slechts 1 afgevaardigde in de werkgroep hebben.
Elke werkgroep kiest een voorzitter en een secretaris en duidt minimum 2 en maximum 4 afgevaardigden aan voor het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 4.
Elke werkgroep bepaalt zelf zijn vergaderritme.

Art. 6 Quorum

Om geldig te vergaderen dient minstens de helft van de leden aanwezig te zijn. Indien na een kwartier niet het vereiste aantal aanwezig is, zal een tweede vergadering starten die geldig kan vergaderen ongeacht het aantal aanwezigen.

Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Ook het aanvaarden of uitsluiten van leden en de goedkeuring of wijziging van de statuten gebeurt door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen in de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Als er wordt gestemd over personen, gebeurt dit geheim. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen tenzij het gaat over een toewijzing van een functie. Als bij de verkiezing tussen kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
De voorzitter stelt daartoe een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of voordrachten moeten gebeuren. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

Art. 6. Bevoegdheidsverdeling dagelijks bestuur / werkgroepen / algemene vergadering

Het dagelijks bestuur neemt kennis van binnengekomen briefwisseling en zorgt dat daaraan het nodige gevolg wordt gegeven. Het dagelijks bestuur verwijst naar de bevoegde werkgroep voor verdere behandeling. Het is aan het dagelijks bestuur om uitsluitsel te geven over waar een thema thuishoort. Na behandeling in de bevoegde werkgroep komt het terug naar het dagelijks bestuur zodat het officiële standpunt van de cultuurraad kan worden ingenomen. Indien het dagelijks bestuur het advies van de werkgroep niet volgt wordt de algemene vergadering samengeroepen.

Het aanvaarden of uitsluiten van leden en de goedkeuring of wijziging van de statuten gebeurt door de algemene vergadering.

Het cultuurbeleidsplan en de jaarlijkse beleidsdocumenten (actieplan en werkingsverslag) worden goedgekeurd door de algemene vergadering.

Art. 7. Mandaten
De leden van het dagelijks bestuur worden afgevaardigd vanuit hun werkgroep overeenkomstig artikel 5, behalve de te coöpteren deskundigen.
De voorzitter wordt gekozen uit het dagelijks bestuur voor maximum 2 opeenvolgende legislaturen.
De ondervoorzitter en de penningmeester worden gekozen door het dagelijks bestuur.
Voorzitter en ondervoorzitter zijn bij voorkeur niet woonachtig in dezelfde gemeente.
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter, bij zijn afwezigheid door de ondervoorzitter en bij zijn afwezigheid door het oudste stemgerechtigd lid.
Er komt een einde aan een mandaat door:
- het intrekken van de opdracht door de organisatie, vereniging of instelling die zij vertegenwoordigen, ongeacht of dit gebeurt door de betrokkene of door de organisatie. Deze intrekking moet schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de cultuurraad meegedeeld worden door de organisatie, vereniging of instelling die zij vertegenwoordigen.
- het ontslag van de betrokkene zelf uit de cultuurraad of uit de organisatie. Dit ontslag moet schriftelijk meegedeeld worden door de betrokkene of door de organisatie
- drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden. Als het gaat om iemand van een vereniging kan die vereniging een andere afgevaardigde sturen. Als het gaat om iemand in het dagelijks bestuur, kan de werkgroep waartoe deze behoort een andere afgevaardigde sturen.
- het niet meer voldoen aan de voorwaarden gesteld in artikel 3

Hersamenstelling van de raad gebeurt uiterlijk zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. Kandidaturen dienen bij totale hersamenstelling bij IVEBIC binnengebracht te worden en IVEBIC roept alle kandidaten samen. De oproep voor nieuwe kandidaten gebeurt vanuit IVEBIC:
- naar de verenigingen en culturele actoren via een brief
- naar de brede bevolking via de gemeentelijke infokanalen.
Tijdens de legislatuur kan men altijd tot de algemene vergadering toetreden. Daartoe dient men zijn kandidatuur schriftelijk in bij het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur onderzoekt de aanvragen en beslist binnen de 2 maanden. De samenstelling van het dagelijks bestuur blijft in principe tot het einde van de legislatuur onveranderd.

Art. 8 Advisering
Zoals bepaald in het decreet inzake het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid,
- moet IVEBIC in het kader van de beleidsvoorbereiding en evaluatie, advies vragen over alle culturele aangelegenheden;
- moet IVEBIC geen advies vragen over de opmaak van de begroting;
- moet IVEBIC afwijkingen op de uitgebrachte adviezen motiveren
- kan de cultuurraad ten allen tijde op eigen initiatief advies uitbrengen bij IVEBIC.

IVEBIC zal de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met
1. een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;
2. opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden;
3. opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij IVEBIC. IVEBIC zal de adviesraad steeds minimaal een termijn van 6 weken geven, te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de adviesraad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan IVEBIC deze termijn gemotiveerd inkorten. In onderlinge afspraak tussen adviesraad en IVEBIC kan de termijn ook verlengd worden.

De cultuurraad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan de Raad van Bestuur van IVEBIC en in de adviezen melding maken van:
- de wijze waarop het advies tot stand kwam met de duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden;
- de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies
- duidelijke weergave van de standpunten van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

De Raad van Bestuur van IVEBIC geeft binnen de 6 weken een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies van de cultuurraad. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal IVEBIC binnen de 6 weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de adviesraad zal bezorgd worden.

De afgevaardigden van Schelle tellen voor 50 % van de stemmen, de afgevaardigden van Hemiksem tevens voor 50 % van de stemmen.

Art. 9 Verzekering vrijwilligers
De cultuurraad ressorteert onder de Intergemeentelijke Vereniging voor Bibliotheekwerking en Cultuur Schelle-Hemiksem, die de nodige verzekeringen afsluit in het kader van de vrijwilligerswet. Elke vrijwilliger dient een engagementsverklaring te ondertekenen.

Art. 10 Inwerkingtreding
Deze statuten treden in werking vanaf 1 juli 2007 en gelden voor een periode van zes jaar.